Licht ins Informationsdickicht bringen

„Die Kolleginnen und Kollegen in den Banken suchen bis zu 30 Minuten am Tag nach Informationen. Die Menge an Informationen und Portalen ist erschlagend. Jede Information ist anders strukturiert. Deshalb war es Zeit, an dem Thema zu arbeiten.“ So erklärt Raphael Gierlich, warum die genossenschaftliche Finanzgruppe die strategische Initiative „Informationsmanagement“ ins Leben gerufen ist. Gierlich arbeitet beim Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR) und leitet die Initiative gemeinsam mit Christoph Pitschke von der Atruvia. 

Pitschke beschreibt, wie sie gemeinsam die Verarbeitung von Informationen in der Gruppe verbessern wollen: „Wir möchten die Inhalte in den Informationsportalen der Genossenschaftlichen Finanzgruppe vereinfachen, standardisieren und die Portale bestmöglich miteinander vernetzen. Künstliche Intelligenz wird bei der Informationssuche unterstützen.“  Die Projektvision lautet „Eine Frage/Suche. Eine Antwort.“ 

2024 ist das Informationsmanagement offiziell gestartet, als eine der sechs Top-Initiativen des bundesweiten Strategieportfolios. Im Projektteam sind neben BVR und Atruvia auch Verbundunternehmen wie die DZ Bank sowie einzelne Banken und die Regional- und Spartenverbände vertreten. Auch der Genossenschaftsverband Bayern (GVB) ist an der Projektarbeit beteiligt. 

Gemeinsam hat das Projektteam Grundlagen geschaffen, um die Informationsverarbeitung in den Banken zu erleichtern. Dabei geht es im Wesentlichen um drei Punkte: 

• Einheitliche, gut aufbereitete Informationen: Das Projektteam hat die die Informationsaufbereitung gruppenweit stärker standardisiert. Gemäß der in den sogenannten „Normen und Standards“ definierten Grundlagen gibt es künftig nur noch fünf verschiedene Meldungstypen (Rundschreiben, News, Veranstaltungen, Release Notes und Störungs-/Eilmeldungen). Außerdem gelten einheitliche Standards, wie Meldungen kategorisiert und verschlagwortet werden. 
• Eine Konzentration bei den Portalen: Es wurden für die verschiedenen Themen Kernportale definiert, in denen Informationen gesammelt werden. Dazu gehört beispielsweise der Atruvia Hub, in dem unter anderem die Rundschreiben des GVB und des BVR einfließen. Zwischen den Kernportalen werden Verbindungen geschaffen, damit die Nutzerinnen und Nutzer nahtlos in allen Portalen arbeiten können. 
• Automatisierte Weiterverarbeitung: Rundschreiben werden künftig in mit einheitlichen Kategoriensystemen verschlagwortet. Dadurch wird die automatisierte Informationsweiterleitung innerhalb der Bank vereinfacht. Darüber hinaus wird „GenoGPT“ als zentraler KI-Assistent in die Lage versetzt, Informationen aus allen Portalen zu verarbeiten und so konsolidierte Ergebnisse aus den gesammelten Informationen der Finanzgruppe zu generieren. 

Einheitliche Metadaten sowie eine zielgruppenorientierte und strukturierte Aufbereitung soll Informationen schneller auffindbar machen – unabhängig von ihrem Veröffentlichungsort. Ein zentrales Element der Initiative ist es dafür, die Kategorien, nach denen Informationen verschlagwortet werden, zu vereinheitlichen. Dabei kommen zwei Kategoriensysteme zum Einsatz: 

• Zum einen wird nach Themen kategorisiert, gemäß Prozesslandkarte. Die Prozesslandkarte ist 2022 in der Genossenschaftlichen Finanzgruppe eingeführt worden und bildet die typischen Prozesse einer Genossenschaftsbank in standardisierter Form ab. 
• Zum anderen nach Empfängern. Grundlage hierfür sind die so genannten „Funktionen & Competencies“. Sie geben an, an welche Rollen innerhalb der Bank sich die Information in erster Linie richten. Die „Funktionen & Competencies“ sind eine standardisierte Aufstellung der Kernaufgaben, die in einer Bank anfallen. 

Damit Banken von der automatisierten Weiterleitung von Informationen an die zuständigen Personen im Unternehmen profitieren, müssen sie selbst die entsprechenden Voraussetzungen schaffen. Das heißt konkret: Sie müssen die Stellen und Personen in der Bank den jeweiligen Themen gemäß Prozesslandkarte und Zuständigkeiten gemäß Funktionen & Competencies zuordnen. Sind diese Zuständigkeiten beispielsweise im Atruvia Hub hinterlegt, wird eine Meldung für Personalverantwortliche automatisiert der Personalleitung in der Bank zugeordnet. Solange die Bank die Zuständigkeiten nicht hinterlegt hat, erhalten weiterhin alle Personen alle Meldungen. Dann sind die Informationen zwar dennoch gemäß den Normen und Standards einheitlicher aufbereitet als bisher, aber die Informationsmenge für den Einzelnen wird dadurch nicht geringer.

Mehr Informationen zum Projekt finden Sie auf der Projektseite im BVR-Extranet. Dort gibt es auch die Checkliste „6 Punkte zur Vorbereitung für Genossenschaftsbanken“. 

Ansprechpartner beim GVB sind Janis Eitner, Bereichsleiter Mitgliederentwicklung und Kommunikation, jeitner(at)gv-bayern.de und Burkhard Rüdiger, Chef vom Dienst im Team Medien und Kommunikation, bruediger(at)gv-bayern.de.   

Ab dem 1. Juni sollen die neuen Normen und Standards für die Kernportale der Genossenschaftlichen Finanzgruppe (Atruvia Hub, VR-BankenPortal, BVR-Extranet und VR-Works) umgesetzt sein. Für den GVB erfolgt die Umsetzung der Vorgaben des Informationsmanagements in zwei Schritten: Im ersten Schritt werden die GVB-Rundschreiben und die dazugehörigen redaktionellen Prozesse angepasst, damit die Rundschreiben bei der Übertragung in den Atruvia Hub den neuen dortigen Standards entsprechen. Diese Umsetzung wird voraussichtlich Mitte Juni erfolgen. Im zweiten Schritt wird es möglich sein, sich auch im Mitgliederportal Informationen nach der neuen Struktur anzeigen zu lassen. Die entsprechenden Anpassungen werden in der zweiten Jahreshälfte vollzogen. 

Mit der standardisierten Informationsaufbereitung und der Verknüpfung der Kernportale wird die Informationssuche innerhalb der genossenschaftlichen Finanzgruppe deutlich erleichtert. Um der Vision „Eine Frage/Suche. Die Antwort.“ nahezukommen, ist allerdings noch ein weiterer wichtiger Baustein notwendig: die Einbindung von GenoGPT. Mit diesem KI-Assistent wird der Einstieg in die Suche nach Informationen in der genossenschaftlichen Finanzgruppe deutlich erleichtert. GenoGPT ist schon heute als Angebot der Atruvia für die Banken verfügbar. In den kommenden Monaten sollen schrittweise weitere Portale und Inhalte in den KI-Assistenten eingespeist werden, damit möglichst umfassend auf Fragen antworten kann. Für die Qualität der Antworten wiederum ist die Qualität der Verschlagwortung und die Zuordnung der Zielgruppen durch die Verbände und Verbundunternehmen entscheidend – so greifen alle Teilaspekte der Initiative Informationsmanagement zusammen. 

Erst im Zusammenspiel aller Maßnahmen ist es möglich, das Ziel der Initiative zu erreichen: Dass die bisher täglich 30 Minuten für Informationssuche deutlich reduziert werden und künftig mehr Zeit für andere, wertschöpfende Aktivitäten im Unternehmen bleibt. 

• Projektseite zum Informationsmanagement im BVR-Extranet
• Informationen zu GenoGPT im Atruvia Hub