IT-Einkauf im kommunalen Bereich? Die BayKIT übernimmt

Allenthalben ertönt der Ruf, die öffentliche Verwaltung verstärkt zu digitalisieren und damit bürgerfreundlicher sowie effizienter zu gestalten. Voraussetzung dafür ist eine geeignete Informationstechnik, ohne die es keine Digitalisierung geben kann. Schon bei normalen Unternehmen kann die Beschaffung passender Hardware und Software ein aufwendiges Unterfangen sein, bei öffentlichen Einrichtungen wird es nochmal komplizierter: Sie sind durch das Vergaberecht verpflichtet, Aufträge europaweit auszuschreiben, um in einem fairen und transparenten Wettbewerb den besten sowie im Idealfall günstigsten Anbieter zu ermitteln. Ziel ist es, möglichst keine Steuergelder zu verschwenden.

In der Praxis verursacht das Vergaberecht jedoch einen enormen Aufwand für die öffentliche Hand, vor allem bei kleineren und mittleren kommunalen Einrichtungen, die keine eigenen Spezialisten für die Beschaffung beschäftigen können. Hier setzt die Anfang 2024 gegründete Bayerische Kommunale IT Einkaufsgenossenschaft eG (BayKIT eG) an. Eine Kernaufgabe der BayKIT ist es, auf Basis der Bedarfe ihrer Mitglieder europaweite IT-Ausschreibungen zu konzipieren und diese vergaberechtlich sauber durchzuführen. Die Mitglieder können die daraus entstehenden Rahmenverträge anschließend für die Beschaffung von IT nutzen, ohne selbst ein eigenes Vergabeverfahren durchführen zu müssen. Die BayKIT erledigt dabei den Einkauf von IT für ihre Mitglieder, als wäre sie eine interne Abteilung. Dies ist möglich durch die sogenannte Inhouse-Fähigkeit zwischen der BayKIT und ihren Mitgliedern. Diese beschreibt den rechtlichen Rahmen, der es ermöglicht, dass die BayKIT für ihre Mitglieder wie eine interne Beschaffungsstelle tätig wird und diese von den Ausschreibungspflichten entlastet werden.

Die BayKIT setzt dabei auf das Modell „One Face to the Customer“, wie Prokuristin Barbara Weitzel erklärt: „Kommunale Unternehmen und Behörden haben einen anderen politischen Auftrag, als sich ständig mit Ausschreibungen auseinanderzusetzen. Mit der BayKIT haben sie bei der Beschaffung von IT genau einen Ansprechpartner, der alles erledigt. Das vereinfacht den gesamten Prozess und sorgt so für mehr Effizienz bei den öffentlichen Einrichtungen.“ Die Mitglieder seien aber nicht verpflichtet, das komplette Leistungspaket der BayKIT in Anspruch zu nehmen.

Ein weiterer Vorteil ist ein deutlich beschleunigter Beschaffungsprozess, weil die Spezialisten der BayKIT wissen, was zu tun ist, und sich nicht erst in das komplizierte Vergaberecht einarbeiten müssen. Bei unterlegenen Anbietern sei es leider Volkssport geworden, Vergaben anzufechten und in irgendeiner Form zu blockieren. Das habe es früher so nicht gegeben, berichtet Weitzel. „Ein Vorteil für unsere Mitglieder ist sicherlich, dass sie keine eigenen Vergabejuristen und Vergabestellen im Haus brauchen. Deswegen haben wir auch einen sehr starken Zulauf bei den Mitgliedern.“

Die BayKIT bedient die öffentliche Verwaltung, Schulen und Schulträger, und seit Neuestem sind Krankenhäuser in kommunaler Trägerschaft in ganz Bayern hinzugekommen. „Ziel der BayKIT ist es, dass möglichst viele Kommunen und öffentliche Einrichtungen ihre IT-Systeme so effizient wie möglich beschaffen können“, sagt Weitzel. Die Genossenschaft sei dabei kein „Billigheimer“, sondern erhebe den Anspruch, auch bei namhaften Herstellern ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis zu bieten. „Über die Bündelung der Volumina können wir unseren Mitgliedern einen attraktiven Preis bieten.“ Damit die Mitglieder mit den Systemen auch richtig umgehen können, bietet die BayKIT bei Bedarf Schulungen an. Schließlich nützen einer Schule die besten Smartboards nichts, wenn die Lehrer sie nicht bedienen können.

Die Idee, eine Einkaufsgenossenschaft zu gründen, entstand 2023 bei der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Eine Woche vor der bayerischen Landtagswahl im Oktober 2023 erteilten schließlich das Wirtschaftsministerium, das Finanzministerium und das Innenministerium des Freistaats ihre Zustimmung. Weitzel gehörte Anfang 2024 zum Gründungsteam der BayKIT und wurde zur Prokuristin ernannt. Dem Vorstand gehören Rudolf Schleyer und der Schwandorfer Oberbürgermeister Andreas Feller an. Schleyer ist nicht nur Vorstandsvorsitzender der BayKIT, sondern auch der AKDB. Aufsichtsratsvorsitzender ist der Unterallgäuer Landrat Alex Eder.

„Uns war von Anfang an klar, dass die BayKIT eine Genossenschaft sein muss, weil alle Mitglieder, egal ob groß oder klein, in einer Genossenschaft die gleiche Stimme haben“, erzählt Barbara Weitzel. Da die Struktur der Kommunen im Flächenland Bayern von groß bis klein sehr heterogen ist, war es den BayKIT-Gründern wichtig, niemanden zu benachteiligen.

Die BayKIT steht nicht nur Kommunen offen, sondern jeder Einrichtung in Bayern, die sich zu 100 Prozent in öffentlicher Hand befindet. Mittlerweile gehören weit über 300 Behörden, Kommunen jeder Größe, Stadtwerke, Schulen, Kindergärten und seit Neuestem sogar Krankenhäuser in kommunaler Trägerschaft zur BayKIT. Die Zahl der Neumitglieder steige stetig, sagt Weitzel: „Wir haben jetzt fast 400 Mitglieder, darunter sind von den 71 Landratsämtern bereits 65 Mitglied der BayKIT, viele mittlere Kommunen, aber auch große Städte wie Augsburg, Nürnberg, Würzburg und Regensburg. Ziel ist es, dass die BayKIT zum Jahresende auf 500 bis 600 Mitglieder anwachsen kann.“

Mitglieder und alle, die es werden wollen, haben einmal im Jahr die Gelegenheit, die Messe BayKIT Connect zu besuchen. Sie findet 2026 am 7. und 8. Juli in Nürnberg statt. Ein Highlight ist die angeschlossene Fachausstellung, in der alles gezeigt wird, was das Herz an Technik im Büro begehrt. Zudem können sich die Besucherinnen und Besucher vernetzen, für ihre Einrichtung passende Lösungen finden und an Expertenworkshops teilnehmen.

Die BayKIT möchte sich auch in Zukunft nur um öffentliche Einrichtungen kümmern, sagt Barbara Weitzel: „Es geht uns ganz stark um die öffentliche Gemeinschaft und den genossenschaftlichen Gedanken. Wir werden von unseren Mitglieder getragen und wir tun das, was die Mitglieder wollen. Als Genossenschaft sind wir Dienstleister unserer Mitglieder.“

• Die Webseite der BayKIT eG