Neues Betriebsmodell von Atruvia: pit-con hilft bei der Umsetzung

Die Vielzahl an regelmäßigen Veröffentlichungen („Releases“) in der Atruvia-Systemlandschaft stellt viele Volks- und Raiffeisenbanken vor organisatorische Herausforderungen. Mit dem neuen Betriebsmodell (nBM) verändern sich Prozesse, Verantwortlichkeiten und Abläufe im Umgang mit diesen Veröffentlichungen zusätzlich. Um die Mitgliedsinstitute bei der Einordnung, Bewertung und Umsetzung von Releases strukturiert zu unterstützen und ihnen eine praktikable Grundlage für den Umgang mit den neuen Anforderungen an die Hand zu geben, kooperiert der Genossenschaftsverband Bayern (GVB) mit der pit-con GmbH aus Münster. Das Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen ist eine Ausgründung der VR Bank Westfalen-Lippe und auf die Weiterentwicklung bankfachlicher Prozesse spezialisiert. Insbesondere unterstützt die pit-con Institute der genossenschaftlichen Finanzgruppe dabei, die Anforderungen des neuen Betriebsmodells in der Atruvia-Systemlandschaft im eigenen Haus adäquat umzusetzen.

Die Bankenberatung unterstützt die bayerischen Volksbanken und Raiffeisenbanken mit einem vielfältigen Beratungsangebot. Die Kooperation mit der pit-con GmbH ist nur ein kleiner Teil davon. Einen kompakten Überblick über ihre Leistungen bietet die GVB-Bankenberatung auf der Webseite des Verbands.

Kontakt zur GVB-Bankenberatung: beratungbanken(at)gv-bayern.de

Ein zentraler Bestandteil der Zusammenarbeit ist die sogenannte Publication-Besprechung. Dabei handelt es sich um ein regelmäßiges, rund dreistündiges digitales Format, in dem die Neuerungen der Omnikanalplattform (OKP) kompakt dargestellt werden. Die Inhalte werden vorab durch die pit-con analysiert, priorisiert und fachlich eingeordnet. Die teilnehmenden Institute profitieren von einer konsolidierten und praxisnah aufbereiteten Übersicht der relevanten Änderungen, ohne die umfangreichen Release-Notes der Atruvia vollständig eigenständig auswerten zu müssen. Neben der reinen Darstellung der Inhalte werden insbesondere auch die Auswirkungen auf bankfachliche Prozesse beleuchtet. Dadurch entsteht eine wertvolle Orientierungshilfe, die den Instituten die weitere interne Bewertung und Bearbeitung erleichtert.

Die in der Publication-Besprechung identifizierten Inhalte werden im nächsten Schritt in die operative Umsetzung überführt. Hierfür kommt der Release-Manager der pit-con zum Einsatz. Ein wesentlicher Vorteil: Der Release-Manager ist direkt über die Atruvia bestellbar und Teil des bestehenden Systems. Damit ist er kein zusätzliches Drittprodukt, sondern fügt sich nahtlos in den bekannten Systemkosmos ein.

Die Anwendung bildet das gesamte Spektrum der Releases und Publications der Atruvia ab und bündelt die relevanten Informationen zentral und strukturiert. Auf dieser Grundlage werden Aufgaben abgeleitet und den zuständigen Organisationseinheiten zugeordnet. Der Bearbeitungsstand ist nachvollziehbar dokumentiert. Darüber hinaus unterstützt der Release-Manager bei der Erstellung der bankindividuellen Auswirkungsanalyse. Sämtliche Prozessschritte, Entscheidungen und Freigaben werden revisionssicher festgehalten, was insbesondere im Hinblick auf regulatorische Anforderungen sehr wertvoll ist.

Die Kombination aus inhaltlicher Voraufbereitung in der Publication-Besprechung und der systemgestützten Umsetzung über den Release-Manager begleitet die Bank durch den gesamten Prozess. Damit wird der Umgang mit der steigenden Anzahl an Releases nicht nur effizienter, sondern auch deutlich besser steuerbar.

• Reduzierung von Analyse- und Abstimmungsaufwänden;
• strukturierte und priorisierte Bearbeitung der Releases;
• höhere Transparenz über Aufgaben, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände;
• revisionssichere Dokumentation aller relevanten Schritte;
• nahtlose Integration in die Atruvia-Systemlandschaft.

Die Raiffeisenbank im Oberland mit Sitz in Bad Tölz nutzt sowohl die Publication-Besprechung als auch den Release-Manager von pit-con. „Wir haben uns für diese Lösungen entschieden, weil sie es uns ermöglichen, die Vielzahl an Release-Informationen und Aufgaben nicht mehr mühsam manuell über Excel-Listen beziehungsweise den Atruvia-Hub zu verteilen und Rückmeldungen zusammenzutragen, sondern stattdessen alle Änderungen, To-dos und Auswirkungsanalysen strukturiert, nachvollziehbar und effizient an einem Ort zu organisieren. Das spart uns viel Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine deutlich bessere Übersicht im gesamten Release-Prozess“, sagt Franziska Pauli. Sie kümmert sich bei der Raiffeisenbank im Oberland maßgeblich darum, die Veröffentlichungen der Atruvia umzusetzen.

Die Publication-Besprechung nutze die Bank, um sich die anstehenden Änderungen rund um die Omnikanalplattform anzuschauen. „In dem monatlichen Online-Meeting bekommen wir frühzeitig und verständlich erklärt, was sich ändert, was das für uns bedeutet und was wir konkret tun sollten. Das Ganze ist super praxisnah und kompakt aufbereitet, sodass man nicht stundenlang selbst recherchieren muss“, lobt Pauli. Jeder aus der Bank könne teilnehmen – egal ob Entscheider, Organisation oder Fachbereich. Im Termin werden die aktuellen Themen vorgestellt, man könne direkt Fragen stellen oder diskutieren, wie Pauli berichtet. Die Sitzung werde zudem aufgezeichnet und es gebe danach ein Protokoll – so verpasse man nichts. Die Vorteile der Publication-Besprechung für die Bank fasst Pauli so zusammen:

• Unbegrenzte Teilnahme pro Bank, geeignet für Entscheider, Organisation und Fachbereiche;
• kompakte, verständliche Aufbereitung komplexer Änderungen;
• frühzeitige Information zu OKP-Neuerungen ohne Informationslücken;
• direkte Umsetzungsimpulse für die Praxis;
• reduzierter Recherche- und Interpretationsaufwand.

Auch der Release-Manager kommt bei der Raiffeisenbank im Oberland gut an. „Mit dem webbasierten Tool können wir unsere Releases und Publications einfach planen, organisieren und nachverfolgen“, erklärt Pauli. Das Tool sei sehr benutzerfreundlich und liefere nicht nur Informationen, sondern auch direkt umsetzbare Aufgaben und Vorschläge. „Dadurch sparen wir uns viel Aufwand in der Organisation und den Fachbereichen, weil alles schon gut vorbereitet ist. Außerdem behalten wir den Überblick über alle anstehenden Änderungen und können die Auswirkungen viel leichter analysieren“, erklärt die Fachfrau für Bankorganisation. Alles werde zentral und revisionssicher dokumentiert, sodass die Bank auch für Prüfungen bestens gerüstet sei. Weitere Pluspunkte aus der Sicht von Franziska Pauli: „Die Anwendung läuft komplett im Browser, es muss nichts installiert werden, und man kommt direkt über den Anwendungsstarter rein. Bei technischen Fragen hilft der pit-con Support weiter.“ Die Vorteile des Release-Managers für die Bank sind laut Pauli: 

• Weniger Aufwand für Organisation und Fachbereiche durch aufbereitete Inhalte und Aufgaben;
• Überblick über anstehende Änderungen und Maßnahmen;
• erleichterte Auswirkungsanalyse dank fundierter Vorstrukturierung;
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch zentrale, revisionssichere Dokumentation.

Nach der Bestellung des Release-Managers gebe es ein integriertes Onboarding, das den Einstieg erleichtere. „Die Benutzerverwaltung und Rechtevergabe laufen zentral und rollenbasiert, was die Organisation vereinfacht. Die Anwendung ist intuitiv und passt sich gut an unsere Bedürfnisse an“, berichtet Pauli. Und auch in der Gesamtbetrachtung stellt sie den Anwendungen von pit-con ein sehr gutes Zeugnis aus. „Unterm Strich nehmen uns beide Anwendungen viel Arbeit rund um Releases und Publications ab, sorgen für mehr Transparenz und Prozesssicherheit und dokumentieren alles revisionssicher.“

Die pit-con GmbH aus Münster begleitet Banken als Umsetzungspartner bei der Einführung und praktischen Anwendung des neuen Betriebsmodells (nBM) der Atruvia. Die Leistungen umfassen die fachliche Einordnung von Anforderungen, deren strukturierte Aufbereitung sowie die Überführung in operative Maßnahmen. Ein wesentlicher Bestandteil ist dabei die Einbindung bankpraktischer Expertise. In der pit-con wirken erfahrene agree21-Anwender mit, die die Systemlandschaft aus der operativen Nutzung kennen und Anforderungen aus Anwendersicht bewerten. Auf dieser Grundlage werden die Institute dabei unterstützt, die Anforderungen des neuen Betriebsmodells in bestehende Abläufe zu integrieren und im laufenden Betrieb umzusetzen.

Kontakt zur pit-con

Bayerische Volks- und Raiffeisenbanken, die sich für die Leistungen der pit-con GmbH interessieren, können sich an Geschäftsführer Timo Braun wenden:
timo.braun(at)pit-con.de, +49 251 135171-0.

• Die Webseite der pit-con GmbH
• Informationen zur Publication-Besprechung auf der Seite der pit-con GmbH
• Informationen zum Release-Manager auf der Seite der pit-con GmbH
• Die Webseite der Raiffeisenbank im Oberland