Schluss mit Aktenbergen: der Weg zur digitalen Kreditakte

Prozesse effizienter, transparenter und papierlos zu gestalten – vor dieser Aufgabe stehen viele Genossenschaftsbanken. Gerade im Kreditbereich zeigt sich, wie groß das Potenzial digitaler Arbeitsabläufe ist. Die VR Bank Bayreuth-Hof hat sich dazu entschieden, ihre Kreditprozesse digital zu organisieren. 

Der Anstoß für die Digitalisierung ihrer Kreditakten entstand bei der Fusion der heutigen VR Bank Bayreuth-Hof vor knapp zehn Jahren. „Durch den Zusammenschluss lagen an fast 20 Standorten Kreditakten. Das erschwerte die Bearbeitung zunehmend“, berichtet Michael Holl, Bereichsleiter Kreditmanagement bei der VR Bank Bayreuth-Hof. „Die Akten mussten zwischen den verschiedenen Standorten hin- und hertransportiert werden, zugleich entstand ein erheblicher Platzbedarf für die Papierakten.“ 

Diese organisatorischen und logistischen Herausforderungen führten letztlich dazu, dass sich die Bank dazu entschloss, die Kreditakten zu digitalisieren. 

Beim Digitalisierungsprozess wurde die VR Bank Bayreuth-Hof von der Bechtle GmbH unterstützt. „Dort, wo Banken dokumentenintensive Prozesse digitaler, papierloser und effizienter gestalten wollen, kommen wir mit digitalen Akten und Workflows ins Spiel“, sagt Steffen Paus, Leiter Competence Center DMS, Automation & KI bei Bechtle. 

Bechtle unterstützt unter anderem Genossenschaftsbanken bei der Digitalisierung dokumentbasierter Prozesse, insbesondere im Kreditbereich. Häufigster Anwendungsfall ist die digitale Kreditakte.

Neben Kreditprozessen lassen sich über die Plattform auch Postverteilung, Genehmigungs- und Umlaufverfahren, Sonderkonditionen, Liquiditätsrechnungen, Beleihungswertermittlungen oder interne Prozesse wie Onboarding und Passwort-Resets abbilden. 

Die Plattform funktioniert dabei wie ein Baukastensystem für Workflows. „Wenn sich eine Bank für unsere Plattform entscheidet, dann meist nicht nur für ein einzelnes Thema, sondern mit der Perspektive, darüber künftig weitere Prozesse abzubilden“, sagt Steffen Paus, Leiter Competence Center DMS, Automation & KI bei Bechtle.

„Bechtle Docs erschien unserem Haus als passende Lösung. Die Atruvia bietet derzeit noch keine vergleichbare Lösung an, um Kreditakten zu digitalisieren“, erklärt Holl die Entscheidung, Bechtle als IT-Dienstleister eingebunden zu haben. Der Bereichsleiter Kreditmanagement der VR Bank Bayreuth-Hof betont jedoch: „Die Archivierung erfolgt weiterhin im System der Atruvia. Das war uns wichtig.“

Der IT-Dienstleister Bechtle begleitet mehrere Genossenschaftsbanken in Bayern bei der Digitalisierung dokumentbasierter Prozesse – nicht als Ersatz für Atruvia, sondern als Ergänzung dort, wo der Standard an Grenzen stößt und Banken individuelle Workflows benötigen. „Da die Archivierung aber innerhalb des Atruvia-Rechenzentrums erfolgt statt in einer externen Cloud, wird Vertrauen geschaffen und regulatorische Bedenken werden reduziert“, betont Paus.

Dennoch lassen sich auch digitale Prozesse nicht schematisch über alle Banken legen. Holl von der VR Bank Bayreuth-Hof unterstreicht daher, wie wichtig eine individuell zugeschnittene Lösung sei: „Jede Genossenschaftsbank arbeitet anders. Deshalb braucht es auch bei der Digitalisierung von Prozessen ein System, das zur jeweiligen Organisations- und Ablaufstruktur passt.“

Da die Lösung auf die Abläufe der VR Bank Bayreuth-Hof zugeschnitten werden sollte, kam der internen Begleitung des Vorhabens besondere Bedeutung zu. Für Holl spielte dabei vor allem die Zusammenarbeit mit Patrizia Piazza eine zentrale Rolle. Die Kollegin aus der Organisation/Prozessmanagement der VR Bank Bayreuth-Hof war von Anfang an als Anwendungsbetreuerin eingebunden. „Frau Piazza war seit dem Projektstart Anfang 2024 involviert. Sie hat das Digitalisierungsvorhaben mit ihrem organisatorischen Know-how eng begleitet“, sagt Holl. Einen weiteren Vorteil sieht er darin, das Vorhaben nicht allein im Fachbereich zu verankern: „Es hat sich als großer Vorteil erwiesen, die administrativen und organisatorischen Anforderungen auf mehrere Schultern zu verteilen.“

Die Umsetzung ist aufwendig. „Insgesamt nahm das Projekt eineinhalb Jahre in Anspruch“, sagt Piazza und ergänzt: „Uns war jedoch wichtig, dass alles möglichst perfekt funktioniert, bevor alle Mitarbeitenden damit umgehen.“ Mehrere Monate hat die Bank investiert, um mit einer Pilotgruppe die Prozesse zu testen. Dabei ging es etwa um die Struktur der Register, um Ablagelogiken, um automatische Archivierungsprozesse oder um Weiterleitungsfunktionen. „Beim Go-Live sollte wirklich alles stehen, daher haben wir uns viel Zeit genommen, das System durchzutesten“, sagt Holl.

Ziel war, möglichst viele Probleme rechtzeitig zu erkennen und zu beheben, damit die Mitarbeitenden später mit einem stabilen und praktikablen System arbeiten können. „Bereits während der Testphase wuchs sogar das Interesse bei weiteren Mitarbeitenden. Tatsächlich gab es immer mehr Kolleginnen und Kollegen, die bereits in der Testphase in die Projektgruppe aufgenommen werden wollten“, berichtet Holl. „Besonders positiv wurde wahrgenommen, dass Unterlagen nicht mehr umständlich manuell über Zwischenschritte ins DMS gebracht werden müssen, sondern dass sich Dokumente gesammelt und mit wenigen Klicks archivieren lassen.“

Ein zentrales Motiv der VR Bank Bayreuth-Hof war, die digitale Arbeitsweise möglichst nah an der bisherigen Papierlogik auszurichten, um den Umstieg für die Mitarbeitenden zu erleichtern. „In der Kreditbearbeitung arbeiten wir stark mit einer Mappenstruktur“, berichtet Holl. Diese bekannte Struktur sollte digital nachgebildet werden, sodass sämtliche Antragsunterlagen an einem zentralen Ort gebündelt sind und von allen relevanten Beteiligten eingesehen werden können. 

Ob im Vertrieb oder in der Marktfolge – wenn die Kreditakte digital angelegt ist, sind alle auf demselben aktuellen Stand, Doppelablagen werden vermieden, die Bearbeitung wird deutlich transparenter. „Auch im Vertretungsfall geht keine Zeit verloren: Jeder kann sich selbst einen oder mehrere Vertreter einstellen und diese können im Bedarfsfall selbst die Vertretung aktivieren und übernehmen", sagt Holl. 

Tauchen Fragen auf oder sollte es zu Nachjustierungen kommen, so hat die VR Bank Bayreuth-Hof mit Anwendungsbetreuerin Patrizia Piazza bis heute eine interne Ansprechpartnerin, die bei größeren Schwierigkeiten Kontakt mit dem IT-Dienstleister aufnehmen kann. 

Auch nach Projektabschluss bleibt Bechtle bei Bedarf ansprechbar. „Unser Ziel ist es jedoch, die Banken zur eigenständigen Nutzung zu befähigen. In der Praxis gibt es immer wieder mal punktuellen Beratungsbedarf“, sagt Paus und verweist aber auch auf eine Community, in der sich Banken untereinander austauschen und konfigurierte Workflows teilen können. „Wir bieten im Grunde einen Baukasten, mit dem Banken vom einfachen Freigabeprozess bis zum komplexen Workflow sehr unterschiedliche Abläufe abbilden können“, sagt Paus. 

„Wenn die Struktur steht, dann steht sie“, weiß Piazza. Seit Mai 2025 werden Unterlagen — unabhängig davon, ob sie digital vom Kunden eingehen oder papierhaft in der Bank ankommen — in das System überführt, dort bearbeitet und aufbereitet. „Ist der Kreditvorgang abgeschlossen und der Kredit ausgezahlt, werden die Dokumente automatisiert gesammelt in das Archivsystem der Atruvia übertragen“, erklärt Holl.

Entscheidend für die VR Bank Bayreuth-Hof ist, dass der Digitalisierungsprozess mit Unterstützung eines IT-Dienstleisters umgesetzt wurde, aber nach Abschluss des Projekts keine weitere Abhängigkeit besteht. 

„Ein wichtiges Argument war für uns, dass das System autark administrierbar ist“, betont Holl. „Wir wollten ein System, das die aktuellen Lücken im Atruvia-Standard schließt. Sollte die Atruvia künftig aber selbst eine vergleichbare Lösung anbieten, könnten wir diese übernehmen.“

Holl und Piazza sehen einen weiteren Vorteil darin, Anpassungen intern vornehmen zu können. „Für kleinere Änderungen brauchen wir keine externen Freigaben“, sagt die Anwendungsbetreuerin und verweist auf den Faktor Zeit: „Gerade im laufenden Betrieb ist das hilfreich, weil wir Optimierungen schnell selbst vornehmen können“, sagt Piazza. 

Ähnlich unkompliziert liefen die Schulungen der Mitarbeitenden ab. „Wir haben unsere Kolleginnen und Kollegen selbst geschult, der Aufwand war überschaubar“, sagt Bereichsleiter Holl. „Das System ist sehr gut vermittelbar“, ergänzt Piazza. Natürlich ist für Mitarbeitende zunächst ungewohnt, welche Unterlagen etwa fortan zu scannen sind. „Aber da wir die Ordnerstruktur digital beibehalten haben, sind neue Arbeitsschritte im Prinzip selbsterklärend.“ Nur für die Administratoren und eine erste Gruppe gab es eine externe Schulung. „Viele praktische Fragen lassen sich direkt aus dem Arbeitsalltag heraus klären“, sagt Piazza. „Wer aber das Grundprinzip verstanden hat, kann mit dem System gut arbeiten.“

Neben der Handhabbarkeit im Alltag spielt für die VR Bank Bayreuth-Hof auch die Kostensicherheit eine wichtige Rolle. Holl betont, dass die Bank mit einem festen Jahresbeitrag genau kalkulieren kann, welche Kosten anfallen — unabhängig davon, wie intensiv das System genutzt oder gegebenenfalls erweitert wird. „Gerade mit Blick auf mögliche weitere Anwendungen im Haus war die wirtschaftliche Planbarkeit für uns ein wesentlicher Vorteil“, sagt Holl. 

Ziel der VR Bank Bayreuth-Hof war es, mit der Digitalisierung der Kreditakten eine Lösung zu schaffen, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtert. Mit der Einführung der digitalen Kreditakte wurden jedoch nicht nur Unterlagen digitalisiert. Zugleich wurden Abläufe besser aufeinander abgestimmt. Die technische Lösung erwies sich damit vor allem als organisatorischer Fortschritt.

• Webseite der VR Bank Bayreuth-Hof 
• Webseite der Bechtle GmbH