Einführung der E-Rechnung: GVB schafft Klarheit im Prozess

Die Belastung der Genossenschaften durch neue gesetzliche Vorgaben nimmt gefühlt täglich zu. Daran hat auch der Fiskus seinen Anteil. In allen Steuerprozessen wachsen Pflichten und Nachweise, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) etwa verlangen nachvollziehbare Abläufe, und die Bereitschaft des Fiskus zur Kulanz bei Fehlern sinkt.

Am deutlichsten zeigt sich das derzeit bei der Einführung der E-Rechnung, die praktisch jedes Unternehmen betrifft und im Rechnungswesen ganze Abläufe infrage stellt. Was beim Fiskus früher als Versehen durchging, bringt Unternehmen heute schnell in Erklärungsnot. Dabei schaut die Finanzverwaltung zunehmend nicht mehr nur auf die einzelne Rechnung, sondern auf den Weg, den sie im Unternehmen nimmt: Wer hat sie geprüft, wer freigegeben, wo wurde sie abgelegt, und warum läuft es so?

Wer das nicht beantworten kann, hat ein Problem, auch wenn inhaltlich alles stimmt. Die Antwort liegt nicht in noch mehr Regeln oder in der Digitalisierung von Prozessen, sondern zuallererst in einem klaren Blick auf die eigenen Abläufe. Die Steuerberatung des Genossenschaftsverbands Bayern (GVB) unterstützt Unternehmen und insbesondere die Verbandsmitglieder dabei, die Abläufe im Rechnungswesen so zu strukturieren und zu dokumentieren, dass sie sowohl den Mitarbeitenden Sicherheit geben als auch einer Prüfung durch das Finanzamt standhalten.

Bevor ein Unternehmen im Rechnungswesen neue Regeln umsetzt, Verfahren dokumentiert oder Kontrollen einzieht, muss klar sein, wie der Prozess tatsächlich läuft. Aus dem Stand kann das kaum jemand vollständig sagen. Das gilt auch für eine spätere Digitalisierung: Sie hilft erst, wenn der Prozess klar ist. Sonst werden im Zweifel auch dessen Fehler digitalisiert. Unternehmen, die ihre Prozesse kennen, können die Fragen der Finanzverwaltung vorwegnehmen, eine tragfähige Verfahrensdokumentation erstellen und ein wirksames internes Kontrollsystem (IKS) einrichten. Das Wissen steckt dann im Prozess und nicht nur in einzelnen Köpfen.

• Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt schriftlich, wie ein Prozess abläuft: Prozessabläufe, Zuständigkeiten, Arbeitsanweisungen, beteiligte Systeme und die Frage, wie Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Die Finanzverwaltung erwartet sie und fragt bei Prüfungen immer gezielter danach. Dabei beruft sie sich auf die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die Verfahrensdokumentation ist daher kein Selbstzweck, sondern der verpflichtende Beleg, dass ein Unternehmen weiß, was es tut.
• Internes Kontrollsystem (IKS): Es umfasst die Regeln und Maßnahmen, die sicherstellen, dass der Prozess so läuft, wie er soll, zum Beispiel Freigaben, das Vier-Augen-Prinzip oder Zugriffsrechte. Das IKS hilft zudem, Vorgaben im Alltag einzuhalten, und verhindert Fehler idealerweise schon, bevor sie entstehen. Treten sie doch auf, werden sie früh sichtbar.
• Dokumentation und Kontrolle hängen zusammen: Die Verfahrensdokumentation ist ein Baustein des IKS im Rechnungswesen. Sie hält fest, wie die Prozesse laufen sollen, während das IKS als Ganzes dafür sorgt, dass die Regeln im Alltag auch funktionieren. Was dokumentiert ist, wird kontrolliert, und was kontrolliert wird, ist nachvollziehbar festgehalten. Beides setzt einen verstandenen Prozess voraus. Und beides kann entlasten: Wer im Streitfall nachweisen kann, dass er sorgfältig organisiert ist, steht bei einem Fehler besser da.

Wie so eine Unterstützungsleistung der GVB-Steuerberatung strukturiert sein kann, lässt sich am Beispiel des Rechnungseingangs gut demonstrieren. Dieser taucht derzeit bei den GVB-Beratungsprojekten besonders häufig auf, weil er wegen der Einführung der E-Rechnung ohnehin umgestaltet werden muss. Die Unterstützungsleistung des GVB umfasst in diesem Fall vier Schritte:
 

1. Ist-Aufnahme: Wie läuft es wirklich?

Am Anfang steht ein Workshop der Expertinnen und Experten der GVB-Steuerberatung mit den Mitarbeitenden des Unternehmens. Gesammelt wird, wie der Rechnungseingang tatsächlich abläuft, nicht wie er im Handbuch steht, und zwar entlang der Fragen, die auch die Finanzverwaltung stellen würde. Oft besteht dabei ein Sammelsurium an Informationen zu Abläufen und technischen Gegebenheiten. Die Kunst besteht darin, diese Unordnung sofort zu strukturieren und gemeinsam mit den Beteiligten in Workflow-Charts festzuhalten.

Wer die steuerlichen Anforderungen nicht kennt, sieht Schwachstellen im eigenen Prozess nicht und versteht ihn im Zweifel falsch. Wer den Prozess falsch versteht, dokumentiert ihn auch falsch. Selbst wenn im Unternehmen alles korrekt läuft, kann eine unklare oder lückenhafte Dokumentation bei einer Prüfung zu unangenehmen Rückfragen und falschen Schlüssen führen. Auch das kann katastrophale Folgen haben, denn die Dokumentation ist die Grundlage für alles, was danach kommt. Deshalb braucht es von Anfang an einen steuerlichen Blick, nicht erst im nächsten Schritt.
 

2. Soll-Prozess: Wo wird es besser?

Aus dem Ist-Bild wird sichtbar, wo der Prozess Reibung erzeugt: Wo fehlt eine Vertretung, wo ist unklar, wer bei einer Abweichung entscheidet, wo bleibt eine Rechnung in der Schleife hängen? Der Soll-Prozess legt zugleich fest, wie das interne Kontrollsystem künftig gelebt werden soll. Die Expertinnen und Experten der GVB-Steuerberatung identifizieren aus steuerrechtlicher Sicht potenzielle Risiken, leiten daraus den entsprechenden Handlungsbedarf ab und beheben die Schwachstelle. Das erwartet auch die Finanzverwaltung: Erkannte Schwächen dürfen nicht hingenommen, sondern müssen abgestellt werden. Ergibt sich daraus der Bedarf etwa für neue IT-Systeme oder Anwendungen, lohnt es sich, frühzeitig die entsprechenden Fachleute einzubeziehen.
 

3. Verfahrensdokumentation: Was gilt künftig?

Die Expertinnen und Experten der GVB-Steuerberatung halten gemeinsam mit dem Unternehmen den Soll-Prozess als künftigen Ist-Prozess in der Verfahrensdokumentation fest, samt Arbeitsanweisungen und weiteren Hilfsmitteln. Die Verfahrensdokumentation ist Teil des internen Kontrollsystems und beschreibt auch die Freigaben, Vertretungsregeln und Zuständigkeiten, die im Alltag sicherstellen sollen, dass das Dokumentierte gilt.
 

4. Gelebte Praxis: Vom Soll zum Ist

Auf dem Papier ist der Prozess damit beschrieben, aber noch nicht verändert. Jetzt muss umgesetzt werden, was erarbeitet wurde: Die Soll-Prozesse werden, wo nötig mit Schulungen durch die Expertinnen und Experten der GVB-Steuerberatung, zu Ist-Prozessen. Formal ist das Projekt damit abgeschlossen, im Alltag aber nicht. Prozesse und Anforderungen ändern sich. Deshalb braucht es einen fortlaufenden Blick darauf, ob der dokumentierte Prozess noch der gelebten Realität entspricht. Eine Dokumentation, die niemand kennt oder lebt, hilft wenig. Wer die Struktur dagegen pflegt, statt sie einmal anzulegen und abzuhaken, schafft echte Rechtssicherheit, gerade wenn sie einmal vorgezeigt werden muss.

Am Ende steht kein weiterer Aktenordner, sondern Übersicht im Rechnungseingang des Unternehmens. Entscheidungen lassen sich belegen, Neuerungen wie die E-Rechnung werden zur Routine statt zur Dauerbaustelle, und die Zeit fließt wieder mehr dorthin, wo Genossenschaften Mehrwert schaffen.
 

Benno Kühnel ist Syndikusrechtsanwalt im Bereich Steuern und Recht des Genossenschaftsverbands Bayern, Team Steuern Ware und Dienstleistung.

Die Steuerberatung des Genossenschaftsverbands Bayern (GVB) unterstützt die Mitglieder gerne in allen steuerlichen Fragen, so auch bei der Neuordnung des Rechnungswesens sowie bei der Umstellung auf E-Rechnung.

steuer(at)gv-bayern.de
Telefon +49 89 2868-3820

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