Pfändungsbearbeitung: Zeit sparen durch KI

Herr Senff, was war der Auslöser, sich mit der Automatisierung der Pfändungsbearbeitung zu befassen?

Christian Senff: Anlass war der bevorstehende Ruhestand eines langjährigen Mitarbeiters, der diesen Bereich über viele Jahre hinweg verantwortet hat. Vor der Alternative, das Know-how mühsam neu aufzubauen oder eine moderne Lösung zu implementieren, haben wir uns für Letzteres entschieden. Für eine Regionalbank unserer Größenordnung ist es wichtig, Ressourcen auf die Kernaufgaben zu konzentrieren. Routinetätigkeiten wie die Pfändungsbearbeitung eignen sich daher ideal für eine technologische Unterstützung.

Die VR-Bank Lichtenfels-Ebern mit einer Bilanzsumme von rund einer Milliarde Euro hat eine Software-as-a-Service-Lösung zur Pfändungsbearbeitung der Geno Digital Solutions GmbH (GDS) eingeführt. Die Lösung, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA) basiert, wird im genossenschaftlichen Finanzverbund in Kooperation mit der GVB-Tochtergesellschaft GCS – Geno Corporate Services GmbH angeboten. Bei der Einführung spielten für die Bank nicht nur praktische, sondern auch regulatorische Fragen eine wichtige Rolle.

Warum haben Sie sich für eine Teil- und nicht für eine Vollauslagerung entschieden?

Senff: Zum einen verbleiben auch bei der Pfändungsbearbeitung Aufgaben, die einen persönlichen Kontakt erfordern, beispielsweise individuelle Kundenansprachen oder besondere Entscheidungen. Zum anderen wäre eine vollständige Auslagerung deutlich kostenintensiver gewesen. Mit der gewählten Teilautomatisierung konnten wir eine erhebliche Entlastung erreichen – bei wirtschaftlich vertretbarem Aufwand.

• 15 bis 20 Minuten Zeitersparnis pro Pfändungsfall
• über 1.500 Fälle pro Jahr bei der VR-Bank Lichtenfels-Ebern
• mehr als 95 Prozent Automatisierungsquote (KI-Auslesen, kurze Qualitätskontrolle durch Mitarbeitende, restliche Bearbeitung automatisiert)
• Amortisation innerhalb eines Jahres durch Stückpreismodell und Ruhestandsabgang.

Was hat Sie von der Lösung der Geno Digital Solutions GmbH überzeugt?

Senff: Maßgeblich war die technologische Reife. Die Kombination aus KI und RPA ermöglicht es, eingehende Dokumente automatisch zu erkennen, auszulesen und anhand definierter Regeln weiterzuverarbeiten. Darüber hinaus verfügt die GDS über umfassende Projekterfahrungen aus anderen Banken. Wir konnten auf etablierte Best-Practice-Ansätze zurückgreifen, ohne eigene aufwendige Entwicklungen vornehmen zu müssen.

Können Sie den Ablauf der Lösung skizzieren?

Senff: Nach dem Einscannen der Pfändung wird das Dokument per Scan-to-Mail an die zentrale „Solution Suite“ der GDS übergeben. Die integrierte KI liest die Daten aus, unsere Mitarbeitenden prüfen diese im Anschluss und ergänzen gegebenenfalls fehlende Angaben. Danach erfolgt die Freigabe, woraufhin der Roboter sämtliche weiteren Prozessschritte automatisiert und regelkonform abwickelt. So sind die Routinetätigkeiten vollumfänglich digitalisiert, die Bank behält jedoch die Kontrolle und Entscheidungshoheit.

Welche Aufgaben können durch die Lösung abgedeckt werden, und wo stößt sie an Grenzen?

Senff: Die Lösung verarbeitet Pfändungseingänge ebenso wie Erledigungen, Aufhebungen und Minderungen. Lediglich Spezialfälle, etwa Habeninsolvenzen, laufende Unterhaltspfändungen oder Pfändungen von Gesellschaften bürgerlichen Rechts, erfordern weiterhin manuelle Bearbeitung. Diese machen jedoch nur einen geringen Anteil des Gesamtvolumens aus.

In welchem Umfang haben regulatorische Anforderungen Ihre Entscheidung beeinflusst?

Senff: In sehr großem Umfang. Gerade im Bereich Auslagerung und Automatisierung sind die aufsichtsrechtlichen Vorgaben erheblich. Die Lösung der GDS berücksichtigt diese vollständig. Hinzu kommt die enge Kooperation mit der GCS – Geno Corporate Services GmbH, die als Tochtergesellschaft des Genossenschaftsverbands Bayern für regulatorische Absicherung sorgt. Dadurch konnten wir die Anforderungen ohne großen Zusatzaufwand erfüllen und gleichzeitig von zentralen Prüfungen profitieren, die sonst jährlich zusätzliche Kosten verursacht hätten.

Wie aufwendig gestaltete sich die Einführung?

Senff: Erstaunlich unkompliziert. Nach einem Einführungsworkshop individualisierte die GDS die Lösung für unser Haus. Nach kurzer Testphase konnten wir in den Echtbetrieb gehen. Durch das Software-as-a-Service-Modell war keine eigene Infrastruktur notwendig. Im Vergleich zu anderen Projekten war dies eines der reibungslosesten Vorhaben der vergangenen Jahre.

Welche Bedeutung hatte das Preismodell für Ihre Entscheidung?

Senff: Eine erhebliche. Mit einer Bilanzsumme von rund einer Milliarde Euro zählen wir nicht zu den großen Instituten. Klassische Projektmodelle wären für uns deutlich teurer gewesen. Durch das Stückpreismodell zahlen wir ausschließlich für die tatsächlich bearbeiteten Fälle. Dies ist für kleinere und mittlere VR-Banken ein entscheidender Vorteil.

Wie haben die Mitarbeitenden auf die neue Lösung reagiert?

Senff: Anfangs gab es Vorbehalte, insbesondere mit Blick auf Arbeitsplatzsicherheit. Wir haben von Beginn an transparent kommuniziert, dass es um Entlastung geht, nicht um Stellenabbau. Inzwischen bestätigen die Mitarbeitenden, dass ihre Arbeit abwechslungsreicher geworden ist, da monotone Tätigkeiten entfallen sind.

Welche Ergebnisse konnten Sie bisher beobachten?

Senff: Die Bearbeitung ist schneller, transparenter und nahezu fehlerfrei. Wir sparen pro Pfändungsfall 15 bis 20 Minuten, was bei mehr als 1.500 Fällen jährlich eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. Über 90 Prozent der Fälle werden von der KI zuverlässig verarbeitet. Damit wurden unsere Erwartungen übertroffen.

Ab wann amortisiert sich die Investition?

Senff: Aufgrund der geringen Implementierungskosten, des Stückpreismodells und des anstehenden Ruhestandsabgangs amortisiert sich die Lösung innerhalb eines Jahres.

Welche Lehren ziehen Sie aus dem Projekt, und was empfehlen Sie anderen Instituten?

Senff: Wichtig ist eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Technik lässt sich relativ schnell implementieren, Akzeptanz entsteht durch Transparenz. Überraschend war für uns zudem die Stabilität des Projekts – wir hatten keinerlei technische Schwierigkeiten.

Welche weiteren Schritte in der Automatisierung planen Sie?

Senff: Perspektivisch sehen wir Potenziale im Kreditgeschäft, wo die GDS bereits interessante Ansätze präsentiert hat. Unser Ziel ist es, Prozesse schrittweise zu automatisieren – pragmatisch, kosteneffizient und ohne die Organisation zu überlasten.

Würden Sie die Einführung aus heutiger Sicht erneut vornehmen?

Senff: Uneingeschränkt ja. Die Lösung ist für uns optimal: Wir bewahren das fachliche Know-how im Haus und erzielen zugleich eine deutliche Produktivitätssteigerung. Damit sind wir auch für künftig steigende Fallzahlen gut gerüstet.

Herr Senff, vielen Dank für das Gespräch!

Mail: kundenbetreuung(at)geno-solutions.de

Mobil: +49 171 7444590

Webseite: www.geno-solutions.de

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