Neue Kooperation der GCS: Prozesse regulatorisch sicher automatisieren

Die GVB-Tochtergesellschaft GCS – Geno Corporate Services GmbH (GCS) hat mit der Geno Digital Solutions GmbH (GDS) einen neuen Partner an ihrer Seite. Die GDS bietet individualisierbare Prozessautomatisierungslösungen als Dienstleistung („as a Service“), inklusive hoher Service-Levels und technischer Skalierbarkeit. Die GCS wiederum stellt sicher, dass sämtliche aufsichtsrechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt werden. So entsteht ein leistungsfähiges Modell, das modernste Automatisierungstechnologie mit regulatorischer Sicherheit und zentraler Prüfung kombiniert – ein bislang einzigartiger Ansatz im genossenschaftlichen Finanzverbund.

„Die Beteiligung der GCS ergänzt unser Geschäftsmodell und sichert es wirtschaftlich ab“, sagt Johannes Albrecht, Geschäftsführer der Geno Digital Solutions GmbH. Zum 1. August 2025 hat die GDS final das Geschäftsmodell „Prozessautomatisierung as a Service“ von der Awado Services GmbH übernommen, die diesen Bereich künftig strategisch nicht weiterverfolgen wird. Die GDS sieht jedoch äußerst großes Potenzial in diesem Bereich. „Mit der GCS als Partner ist ein im Verbund einzigartiges Modell aus effizienten As-a-Service-Lösungen mit voller regulatorischer Absicherung und zentraler Prüfung entstanden, das künftig nicht nur die bayerischen Volks- und Raiffeisenbanken bei der dauerhaften Produktivitätssteigerung unterstützen soll“, betont Albrecht.

Prozessautomatisierung ist schon seit einigen Jahren in der Finanzbranche ein zentrales Thema, gilt sie doch als eines der wichtigsten Instrumente, um ein effizientes und kostengünstiges Betriebsmodell zu realisieren und nicht zuletzt auch die stetig zunehmenden Personalengpässe, mit denen sich mittlerweile nahezu alle Institute zu beschäftigen haben, aufzulösen beziehungsweise abzumildern.

„Die Anzahl der Lösungen, die mittlerweile am Markt angeboten werden, ist groß. Dennoch sehen viele Anwender bisher kaum Effizienzgewinne. Viele Banken scheuen zudem davor zurück, eigene Automatisierungslösungen zu entwickeln, weil sie von den erforderlichen Investitionen in Personal und Technik abgeschreckt werden“, berichtet Albrecht. Wie lassen sich also durch Prozessautomatisierung echte und messbare Produktivitätsgewinne erzielen, ohne in einen komplexen und kostenintensiven Eigenbetrieb investieren zu müssen? Das Geschäftsmodell der Geno Digital Solutions GmbH ist laut Albrecht darauf ausgerichtet, genau diesen Spagat zu meistern.

Die GDS bietet den Banken effiziente Automatisierungslösungen als „Rundum-sorglos-Paket“ an. Es ist keine eigene Infrastruktur erforderlich, die Lösungen werden alle zentral von der GDS betrieben und gewartet. Dadurch können kurze Reaktionszeiten und hohe Service-Levels garantiert werden. Die aufsichtsrechtlichen Anforderungen erfüllt die GDS mit Unterstützung der GCS. Im Ergebnis können so Institute aller Größenklassen von den As-a-Service-Leistungen profitieren und zahlen mit „Pay-per-use“ nur das, was sie in der jeweiligen Betriebsgröße auch tatsächlich in Anspruch nehmen.

Alle Anwendungen werden komplett von der Geno Digital Solutions GmbH als Dienstleistung („as a Service“) betrieben. Zum Betrieb sind keine Infrastruktur, Personal- oder IT-Aufwände erforderlich. Die Leistungsversprechen der Geno Digital Solutions:

• Infrastruktur: Keine eigene RPA-Infrastruktur oder Lizenzen erforderlich
• Betrieb: Anwendungen werden zentral von Geno Solutions-Experten gesteuert
• Service-Level: Reaktionszeiten und Verfügbarkeiten garantiert
• Sicherheit: Laufende Sicherstellung aller aufsichtsrechtlichen Anforderungen
• Zielgruppe: Lösungen kommen Banken jeder Größe zugute
• Bepreisung: Individuelle Bepreisung in Abhängigkeit der Bankgröße

Bankindividuelle Besonderheiten, wie sie in vielen Häusern vorkommen, können in bestimmten Bandbreiten abgebildet werden. „Es gehört zu den Alleinstellungsmerkmalen der GDS, hocheffiziente Lösungen anbieten zu können, die gleichermaßen individualisierbar sind“, betont GDS-Geschäftsführer Albrecht. Dazu führt die GDS bei ihren Kunden Konzeptionsworkshops durch, setzt im Anschluss bankindividuelle Anforderungen um und begleitet nach kurzer Test- und Abnahmephase die Schulung der Anwender. Die einzelnen Lösungen stellt die GDS in der „Solution Suite“ bereit. Dort können Anwenderbanken auf sie zugreifen und frei administrieren, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter welche Lösungen nutzen können. Wenn es Veränderungen im Banksystem agree21 gibt, dann passt die GDS die Lösungen in der „Solution Suite“ an und die Institute selbst haben keinen weiteren Adaptionsaufwand bei den genutzten Prozessen.

Die Lösungen der Geno Digital Solutions GmbH können binnen weniger Wochen in die bestehenden Abläufe der Bank integriert werden. Die Meilensteine in der Einführungsphase:

• Abstimmung der Individualisierungen zur reibungslosen Integration in die bestehenden Abläufe;
• Aufschalten der Lösung und Abnahme mittels definierter Testfälle;
• Schulung der Anwender und Roll-Out der Lösung.

Bei ihren Lösungen kombiniert die GDS selbst entwickelte Software mit zukunftsweisenden Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA). Diese werden jeweils individuell für die einzelnen Anwendungen konfiguriert. „Dadurch werden die einzelnen Lösungen hochinnovativ und anwenderfreundlich“, betont Albrecht. Nachfolgend eine Übersicht über die aktuell verfügbaren Leistungen, weitere befinden sich in der Pilotphase und werden zeitnah ergänzt.

Aktuell bietet die Geno Digital Solutions GmbH sechs Lösungen zur Automatisierung wesentlicher Bankprozesse an. Bei allen Lösungen sparen die Banken signifikant Arbeitszeiten, verspricht das Unternehmen. Die Zeitersparnis reicht laut GDS von 20 Minuten bei der Pfändungsbearbeitung bis zu vier Stunden bei der Baufinanzierung – jeweils pro Vorgang.

Darlehensauszahlung

• Kunden können auf Homepage Auszahlungswunsch einstellen;
• Lösung führt Zahlung automatisiert aus oder leitet Folgeprozess an die Marktfolge.

Pfändungsbearbeitung

• Pfändung wird automatisiert mittels KI ausgelesen;
• Pfändungseingang wird automatisiert unter Einsatz von Robotics verarbeitet.

Datenübertragung zu Lora und SprengnetterONE

• Lora bzw. ONE und agree21 funktionieren ohne gemeinsame Datenbank;
• Lösung liest Daten aus agree21 aus und überträgt sie in Lora beziehungsweise ONE und wieder zurück zu agree21.

Gesprächsvorbereitung

• Vollautomatisierter Vorbereitungsprozess vor der Baufi-Beratung;
• Zusammenfassung für Vertrieb, Datenübertragung zu BaufiSmart und Terminbestätigung an Kunden.

Produktion Baufinanzierungen

• Daten aus Plattform werden automatisiert in BaufiHub übertragen;
• Nach Ergänzung der Daten im BaufiHub wird Baufinanzierung vollautomatisiert produziert (inklusive Genehmigung und Vertragserstellung).

Energieausweise

• Taxonomie-Daten werden ausgelesen, Energieausweis beim Kunden angefordert;
• Eingereichte Unterlagen werden mittels KI ausgelesen, auf Vollständigkeit geprüft und Eingang erfasst.

Eine vielfach von Banken eingesetzte Lösung ist die Pfändungsbearbeitung. Die Zahl der Pfändungsfälle nimmt in allen Instituten zum Teil sprunghaft zu. Gleichzeitig gehen oft Mitarbeitende in Ruhestand, die langjährig für die Pfändungsbearbeitung zuständig waren. Dadurch wird es für die Institute schwierig, Pfändungen im vorgegebenen Rahmen zu bearbeiten. Diese Effekte können mit der GDS-Lösung voll kompensiert werden. Lediglich die Annahme des Pfändungsbeschlusses, das Aufbringen des Eingangsstempels und das Einscannen der Unterlagen muss noch manuell geleistet werden. Dann liest die KI der GDS die Pfändung aus und übergibt sie zur weiteren Bearbeitung an den Roboter. Dieser führt den gesamten Prozess von der Suche und eindeutigen Identifikation des Kunden in agree21 über Kontoprüfung, Vordisposition, Erstellung Drittschuldnererklärung und weiterer Prozessschritte bis zur Information des Beraters und der Pflege des Dokumenten-Managementsystems (DMS) durch.

„Den größten Effizienzhebel bewegen wir für unsere Kunden in der Baufinanzierung“, erklärt GDS-Geschäftsführer Johannes Albrecht. „Wir haben hier Gesprächsvorbereitung, Produktion der Baufinanzierung, digitaler Vertragsversand inklusive qualifizierter elektronischer Signatur und die automatisierte Darlehensauszahlung so verzahnt, dass die Banken schon nach wenigen Wochen spürbare Produktivitätspotenziale heben.“ Dafür arbeiten drei RPA-Lösungen, davon eine mit KI-Unterstützung, sowie eine Software-Anwendung der GDS zusammen. Im besten Fall reduzieren die Banken die Bearbeitungszeit einer komplexen Baufinanzierung von vier Stunden auf eine halbe Stunde. „Banken, die sich die Lösung bei Referenzadressen der GDS im Live-Betrieb anschauen, sind regelmäßig überrascht, was hier möglich ist“, sagt Albrecht. So funktioniert die Lösung im Detail:

Baufi-Gesprächsvorbereitung

Sobald der Baufinanzierungsberater den Auftrag für die Gesprächsvorbereitung in der „Solution Suite“ angestoßen hat, werden Personendaten, Vermögenswerte, Immobiliendaten und Vertriebsimpulse aus agree21 ausgelesen und in die Anwendung BaufiSmart übertragen, eine Schufa-Auskunft erstellt, ein Link für den digitalen Baufi-Assistenten „Finn“ erzeugt und eine Terminbestätigung an den Kunden verschickt.

Automatisierte Baufi-Produktion

Nach der Baufinanzierungsberatung arbeitet ein zweiter Roboter die Produktion ab. Zunächst werden die Daten automatisiert aus BaufiSmart in eine webbasierte Zwischenanwendung übertragen. Dort können diese zentral korrigiert und finalisiert werden, bevor der Bearbeitungsauftrag für die automatisierte Produktion erteilt wird. Egal ob Sicherheitenanlage, Fördermittelbeantragung, Vertragserstellung – alle, auch mittlerweile sehr komplexe, Bearbeitungsschritte setzt der Roboter um, sodass lediglich die Unterlagenarchivierung und die Überwachung von Rückläufern noch als manuelle Aufgaben verbleiben.

Digitale Vertragsunterschrift

Sind die Verträge aus dem Kreditantrag erstellt, greift eine weitere Lösung die Formulare nebst weiteren Anschreiben auf und bedient die Anwendung DialogOnline der Finstreet GmbH. Dieses Tool ermöglicht den elektronischen Versand der Formulare an die Unterzeichner sowie die qualifizierte elektronische Signatur. Ganz ohne Online-Banking-Zugang und ohne Verträge drucken zu müssen, können so Antragsteller und Sicherheitengeber rechtssicher zeichnen. Nach Zeichnung greift die GDS-Lösung die Dokumente wieder auf und übernimmt die individuelle Verschlagwortung und Ablage im Dokumenten-Managementsystem. Der Vorgang wird mit einer Info an die Marktfolge des jeweiligen Hauses quittiert.

Automatisierte Darlehensauszahlung

Die Auszahlungslösung komplettiert die Automatisierung und berücksichtigt dabei die individuellen Regelwerke der Bank, minimiert so das manuelle Eingreifen in den Prozess. Der Kunde kann mit einem Frontend-Tool der GDS direkt auf der Homepage der Bank die Auszahlung beauftragen (Onlinebanking ist dafür nicht erforderlich). Situative Upload-Fenster ermöglichen die Einreichung von Unterlagen und Rechnungen. Eingaben des Kunden werden mit individueller Statusmeldung per Mail quittiert. Administriert wird die Auszahlungslösung je Kunde individuell durch Marktfolgemitarbeiter, die dafür die „Solution Suite“ der GDS nutzen. Die Wiedervorlage der Suite ersetzt die heutigen Checklisten und bietet weitreichende Funktionen inklusive Spiegelung der benötigten Unterlagen in Richtung Kunde. Die Marktfolge „kommuniziert“ somit über die „Solution Suite“ mit den Kundinnen und Kunden. Diese verschickt Mails mit verschlüsselten Nachrichten Richtung Kunde, die mittels TAN geöffnet werden können. „Das ist für alle Marktfolgemitarbeiter ein echter Mehrwert“, freut sich Johannes Albrecht, der aus eigener beruflicher Historie genau weiß, wovon er spricht.

Die angebotenen Lösungen zielen auf die realen Softwarewelten in den Genossenschaftsbanken ab. Vielfach verbreitet sind Anwendungen unterschiedlicher Anbieter, die täglich zum Einsatz kommen. Die GDS unterhält hier enge Kooperationen und unterstützt die Häuser dabei, die Anwendungen effizient einzusetzen. So zielen zum Beispiel zwei Lösungen der GDS auf das Zusammenspiel mit BaufiSmart, dem Berater-Frontend der Baufi-Plattformen Baufinex beziehungsweise Genopace ab. Auch Banken, die bereits mit der Baufi FastLane des VR-Kreditservices arbeiten, können weitere Erleichterungen erreichen. Eine weitere Lösung interagiert mit DialogOnline von Finstreet und automatisiert den digitalen Vertragsversand. Die Gesprächsvorbereitung für die Firmenberatung greift neben Daten aus agree21 auf die Firmenkundendatenbank der VR-Data zurück. Wieder andere Lösungen erleichtern das Zusammenspiel mit den Tools „Lora“ (on-geo GmbH) oder „ONE“ (Sprengnetter GmbH), welche in einer Vielzahl von Genossenschafts- und Privatbanken zur Erstellung von Gutachten eingesetzt werden.

Nach Angaben von GDS-Geschäftsführer Johannes Albrecht liegt der Fokus bei den Lösungen immer darauf, echte Mehrwerte für die Anwender in den Volks- und Raiffeisenbanken zu schaffen. Das Zusammenspiel mit etablierten Anwendungen in den Banken sei dabei essenziell. „Dieser Fokus, gepaart mit der Individualisierbarkeit, der schnellen und ressourcenschonenden Einführung sowie den attraktiven Einführungs- und Nutzungspreisen spiegelt sich trotz der noch jungen Geschichte der GDS deutlich in den Kundenzahlen wider. Zum aktuellen Zeitpunkt unterstützt die GDS über 40 Häuser in ganz Deutschland mit über 60 verschiedenen Lösungen. Wöchentlich kommen neue Banken hinzu, die von unserem Leistungsportfolio überzeugt sind“, betont Albrecht.

Als 100-prozentiges Tochterunternehmen des Genossenschaftsverbands Bayern (GVB) ist die GCS – Geno Corporate Services GmbH zentrale Partnerin der GDS in aufsichtsrechtlichen und organisatorischen Fragen. „Die Beteiligung war ein konsequenter Schritt. Sie signalisiert nicht nur unser langfristig angelegtes Engagement, sondern stärkt auch die Stabilität des gemeinsamen Geschäftsmodells. Für Institute bedeutet das: maximale Verlässlichkeit und Zukunftssicherheit“, betont GCS-Geschäftsführer Thomas Goldbrunner. Mit ihrer Beteiligung begleite die GCS die Automatisierungslösungen der GDS nicht nur regulatorisch, sondern trage sie auch unternehmerisch mit. „Damit leisten wir ein klares Bekenntnis zur Weiterentwicklung und Zukunftsfähigkeit der Volksbanken und Raiffeisenbanken im genossenschaftlichen Verbund.“

Darüber hinaus übernimmt die GCS im Rahmen des Beauftragtenwesens für die GDS zentrale Mandatsfunktionen:

• IKT-Risikokontrollfunktion (IRKF),
• Informationssicherheitsbeauftragter (ISB),
• Datenschutzbeauftragter (DSB),
• Interne Revision (IR).

Für jede Funktion erstellt die GCS mandatskonforme Quartalsberichte, welche die GDS direkt an ihre Mandanten weitergeben kann. Zusätzlich begleitet die GCS die GDS in folgenden Bereichen:

• Dienstleistersteuerung (IKT-Drittdienstleistungen und Auslagerungen),
• Notfallmanagement (BCM) und IT-Notfallmanagement (ITSCM),
• Interne Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG),
• Erstellung von Mustervorlagen in Compliance und Risikomanagement.

Mithilfe der GCS soll die GDS ihre Innovationen mit höchster regulatorischer Sicherheit entwickeln und betreiben können. Auf diese Weise können die Institute mit einem guten Gefühl die Lösungen direkt nutzen, ohne selbst zahllose Einzelanforderungen erfüllen zu müssen, wie GCS-Geschäftsführer Thomas Goldbrunner erläutert. „So können die Institute unter bestmöglichen Bedingungen die Automatisierung ihrer Prozesse angehen und die Effizienz der Produktion steigern.“

• Mail: kundenbetreuung(at)geno-solutions.de
• Mobil: +49 171 7444590
• Webseite: www.geno-solutions.de

• Die Webseite der GCS – Geno Corporate Services GmbH
• Die Webseite der Geno Digital Solutions GmbH